Do real ao digital: o desafio do mercado de eventos

O mercado de eventos está em processo constante de renovação. Parte disso se deve à tecnologia, que desperta a necessidade de todos os envolvidos – promotores, participantes, convidados – passarem pela transição entre o “mundo real” e o universo digital, que traz consigo inúmeras facilidades, mas pode ser arbitrário e excludente.

Uma situação que demonstra muito bem os desafios desta transição é o credenciamento dos eventos, que muitas vezes é feito de maneira desorganizada e gera filas intermináveis que cansam público e organização.

Evitar filas não é necessariamente uma tarefa complicada, mas exige disposição. As vias tecnológicas são um caminho eficiente para prevenir a concentração de pessoas em um só local, mas precisam ser aplicadas com cautela, uma vez que as pessoas respondem a elas de maneiras diferentes.

A venda antecipada de ingressos online, por exemplo, é uma forma de inserir ferramentas tecnológicas no evento e evitar grandes filas para compra. É importante, no entanto, manter um sistema de inscrições no local que não exija acesso à internet, uma vez que é possível que nem todos os participantes queiram ou consigam adquirir os ingressos via site.

A transição offline-online é um desafio muito concreto aqui na Nobre. A maioria dos eventos produzidos pela nossa equipe é dirigida aos produtores rurais, o que significa uma variedade grande de perfis: fazendeiros experientes, outros mais novos, aqueles que estão acostumados com as inovações tecnológicas e os que preferem os métodos tradicionais.

Estamos em fase de testes. Ao lado dos contratantes, exploramos métodos diferentes de inscrição, como formulários e landing pages, sem deixar de lado uma opção que dispense o uso da internet. É preciso sentir as oscilações do mercado e como os participantes respondem ao uso da tecnologia. Este processo nunca é uniforme. Os participantes são diferentes entre si.

Destaca-se aqui o comprometimento com a confidencialidade das informações fornecidas via formulários. É primordial respeitar os dados de todos e mantê-los em sigilo total.

A tecnologia é um atalho para muitos processos envolvidos na gestão de um evento, mas representa uma quebra de paradigma para a qual muitos não estão preparados. É imprescindível que a organização do evento esteja a par desta situação para que todos possam ter condições não apenas de se inscrever, já que as inovações não são restritas ao credenciamento, mas também de aproveitar a programação.

Outro fator que vale ser lembrado é a qualificação da equipe que trabalhará no evento. Os responsáveis por todas as etapas – e não só o credenciamento – devem estar preparados para orientar e sanar dúvidas dos participantes, relativas ou não às inscrições.  

Lembre-se sempre de que, apesar de ter uma persona específica, o público de um evento é diversificado no que diz respeito às aptidões. É preciso respeitar as diferenças entre as pessoas e saber quais opções colocar à disposição. O desafio de conciliação entre offline e online é uma realidade que enfrentamos no mercado de eventos e demanda paciência para fazer testes e chegar a um denominador comum, mas as vantagens são inúmeras.

Queremos saber de você: como tem lidado com esta transição? Quais foram os resultados dos testes feitos por aí? Divida suas experiências conosco e, se tiver sugestões, não deixe de compartilhar!