Como organizar um evento corporativo de sucesso

Os eventos corporativos são uma das ferramentas estratégicas mais eficazes. Além de chamar atenção, eles são excelentes para estreitar o relacionamento com determinado público (sejam os colaboradores, consumidores ou fornecedores), posicionam a empresa e trazem mais visibilidade o que, por consequência, também tende a aumentar as vendas.

Mas, para que o evento proporcione todos esses efeitos positivos, ele precisa ser bem planejado e organizado. Confira a seguir algumas orientações para a elaboração de um evento corporativo de sucesso.

Antes da produção

O evento precisa ter um propósito, pois você não pode apenas reunir um número de convidados sem uma razão para isso. Pode ser apresentar um novo produto, algum resultado interessante, uma mudança na identidade corporativa ou até comemorar uma data especial. Isso deve ser definido na fase de pré-produção.

Além disso, também é preciso determinar o que você pretende com o evento: quantas pessoas devem estar presentes? Que tipo de sensação a empresa pretende proporcionar? A meta é fechar novas vendas de imediato ou não necessariamente? Tudo isso deve ser colocado no papel antes de iniciar o planejamento de fato.

Depois disso, monte uma equipe de profissionais qualificados para trabalhar na organização do evento e definam a data, horário e local em que será realizado. Também já é importante saber qual será o público, com base no objetivo escolhido.

Produzindo o evento

Nesta fase, é preciso escolher quem serão os parceiros e fornecedores para o dia do evento. Também é o momento de convidar as pessoas e controlar as confirmações de presença, isso pode ser feito por e-mail, telefone ou até WhatsApp, dependendo de quantos são os convidados. A lista deve ter 30% de nomes a mais do que a quantidade esperada no dia, por conta da quebra que sempre acontece.

Será necessário produzir algum material gráfico para o evento, mesmo que seja apenas virtual. É importante que todas as peças sigam um mesmo padrão, dentro da identidade da ação. Não se esqueça de definir que tipo de comidas e bebidas serão servidas e contratar uma equipe qualificada para preparar e servir.

Essa etapa também envolve o trabalho no dia do evento e cada pessoa da equipe deve ter a sua função. Alguém precisa ficar responsável exclusivamente para recepcionar os convidados e também é necessário ter um mestre de cerimônias.

Dois dias antes do evento, reúna toda a equipe envolvida na preparação e faça um check list de tudo. Não deixe para fazer no dia anterior, pois tendo essas 48 horas, é mais tempo hábil para providenciar algo que possa ter faltado.

Pós-evento

O evento enquanto estratégia não termina quando as pessoas vão embora, é preciso fazer um pós-evento. Mas como exatamente? Você pode entregar formulários para os participantes dizerem o que acharam. Se tiver sido um evento mais restrito, é até melhor ligar para quem esteve presente e perguntar como foi a experiência. E não deixe de agradecer pela presença, lembrando que as pessoas dispuseram seu tempo para prestigiar a sua empresa.

Mensure os resultados do evento, quantas pessoas procuraram a empresa por causa dele.

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